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Office编辑高级技巧与应用 时间：2010/1/21 11:50:00来源：本站整理作者：我要评论(0)

Office编辑高级技巧与应用：

　随着计算机的迅速推广和应用，用计算机来进行文字处理的人和机会也越来越多，文档编辑事实上已经成为许多人的生活和工作中不可或缺的一部分。但文档编辑通常是件烦琐的重复性工作，如何才能进行高效地编辑呢？下面笔者将结合实例进行介绍。
1、下载文件编辑

　　我们经常会在网站上下载一些文章，但Download(剪刀加浆糊，也就是最常用的“Ctrl+C”和“Ctrl+V”)下来经常会出现格式乱七八糟，有很多我们不太想要的字符，一个一个去删吧，保证痛苦死你，有时甚至还不如重新输入来得方便，那有没有什么比较好的方法呢？

　　下面我们将通过一个例子来说明如何进行有效地编辑，下图是笔者从一份EMAIL中拷贝过来的内容，拷贝到Word中就是如此乱糟糟的，怎么把它编辑整理成一篇比较规范的文档呢？

一般字符替换

　　我们可以看到EMAIL经过多次转发内容里面多了很多“>”，还有原来文档本身不太规范的地方，如有很多“ ”(空格)，现在我们要把所有的“>”和“ ”都替换掉，可用“编辑(&E)-->替换(&E) …”菜单项或直接使用快捷键“Ctrl+H” 调出替换窗口，如图

特殊字符替换

　　替换之后文章是紧凑了不少，但还是很不连续，因为中间还有很多软回车符、硬回车符，这时我们需要做一些特殊字符替换了。同样是调出替换窗口，查找内容分别为：“^l”(软回车)和“^p”(硬回车)，把它替换掉即可。其它比较常见的特殊字符还有 “^t”(制表符)、“^m”(手动分页符)等。

　　经过简单的替换，整篇文章是不是就有点象模象样了呢？工作量是不是也减少了很多？

　　我们可以简单对比一下编辑前后的空格和其它无用信息字符数。

编辑前后对比

　　替换好以后我们经常还要对照原文对相应的段落进行重新划分，这样也比较麻烦。这时我们可以在替换时不要选择“全部替换”，而是一个一个地往下找，要替换的地方选择“替换”，不要替换的地方就选择“查找下一处”即可。

2、批处理文件编辑

　　如下图所示，我们有一批文件感染了病毒，用金山杀毒软件后，Word文档全变成了“.KV”为后缀的文件，如果我们想要恢复，需要将一批文件重新命名，当然我们可以一个一个去改，但如果文件很多呢？太复杂!

　　我们从“开始”菜单，点击　“运行(&R…)”输入命令“cmd”进入到DOS下，到相关目录下后，敲入命令：“dir >test.bat”将生成test.bat文件。内容如下：

　　把前面7行和最后3行删除。然后按“Ctrl+A“选中全文，拷贝到Word中，再选择全文，选择菜单项“表格-->转换-->文本转换成表格”，将会出现以下窗口，

　　对“文字分隔位置”一栏选择“空格”，将会生成如图所示的表格，

　　再选中文件名所在的列，拷贝到Excel文件中，放在第三列(或其它靠后的列)，再用替换功能(与Word中相同)把“.kv”替换为空，然后再在第二列中也粘贴刚才拷贝的文件名那一列。最后再在第一行第一列中输入“ren”，然后把鼠标移到该单元格的右下角，当鼠标指针变成“黑心十字架”时，按住往下拖，结果就会变成这样，

　　然后我们把文档内容全部选中拷贝到Word中，再全选，选择“表格-->转换--表格转换成文本>”，再将所有文本拷贝到test.bat文件中，把原来的内容覆盖掉。再执行test.bat文件即可。

　　我们在处理其它很多文件时，也经常要用到类似的技术，可以大大减少工作量，如数据库导入、导出或写其它数据库脚本时常会有成百上千条类似的命令，每一行只有一点点不同，如果用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”我们眼睛累也要累死，而且一不小心还会眼花出错。如果采用上面介绍的技术，经过几次转换就可轻松搞掂。如以下一个批处理大家考虑一下该如何实现呢？

　　有时我们还需要做很多地灵活处理，如要先把二个或连续多个特殊字符(如回车)替换为其它的字符串，它一般为整个文章中不可能出现的字符串，如“~!@#$%^&*()”等尽可能怪异的字符串，再把单个回车符替换为“”，再把“~!@#$%^&*()”用回车符替换回来。

　　还有，我们可以利用表格与文字的转换功能，迅速实现表格横竖转换。还可以利用Excel的强大功能，生成我们想要的结果，如有规律的数字等。

　　当然，没有一种放之四海而皆准的简便方法，这些技巧就需要大家平时多动脑筋，发现规律，在实践中不断摸索和总结了。