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中文Excel 2000速成教程 3.1 创建数据清单

时间:2004/10/15 1:07:00来源:本站整理作者:蓝点我要评论(0)

  

第一讲 创建数据清单


  在中文Excel 2000中,排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行,因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行,如前面所建立的“员工工资表”,这张电子报表就包含有这样的数据行,它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。这与使用中文Visual FoxPro 6相类似,只是在中文Excel 2000中可以很容易地将数据清单用作数据库,而在执行数据库操作时,例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库,并使用下列数据清单元素来组织数据:

 ·数据清单中的列是数据库中的字段
 ·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称
 ·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录

  那么数据清单与电子报表的区别是什么呢?

  其实没有多大的区别,前者的第一行含有列标题,后者是包含数据清单在内的数据库,而且还有标题!所以,您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”,这些就可以作为数据清单中的列标题,使用鼠标器选定如图1所示的单元格区域,一份数据清单就建立好了。




图1 选定这个区域建立数据清单



  其实,若选定一个区域,中文Excel 2000也会在需要的时候自动建立一份数据清单,只是该数据清单将包含所有的单元格,自动找到的列标题也不一定正确。

  注意:在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单,因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。

  一旦建立好了数据清单,还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据,初学都应当注意遵循下列准则:


  1.将类型相同的数据项置于同一列中



  在设计数据清单时,应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工工资表”时就体现了出来,这是初学者一眼就能看明白的。


  2.使数据清单独立于其它数据



  在工作表中,数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行,以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,有利于中文Excel 2000检测和选定数据清单。

  

  3.将关键数据置于清单的顶部或底部



  这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel 2000筛选数据清单时可能会被隐藏。

 

   4.注意显示行和列



  在修改数据清单之前,应确保隐藏的行或列也被显示。因为,如果清单中的行和列没有被显示,那么数据有可能会被删除。




图2 进入“边框”选项卡


  

  5.注意数据清单格式



  如前所述,数据清单需要列标,若没有的话应在清单的第一行中创建,因为中文Excel 2000将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前,应将单元格设置为文本格式。

  

  6.使用单元格边框突出显示数据清单



  如果要将数据清单标志和其他数据分开,可使用单元格边框(不是空格或短划线)。

  其操作步骤如下:

  步骤一、右击选定的单元格,然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡。

  步骤二、单击“外边框”按钮后,从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型,参见图3。




图3 选择边框线的样式


  步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色,接着在“预览窗”中单击要使用边框线的边线,参见图4。




图4 单击要使用边框线的边线


  步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后,单击“确定”按钮,然后在中文Excel 2000的工作窗口中单击数据清单外的任意一处,就能在屏幕上看到所加入的边框线了,如图5所示。




图5 上述操作的结果


 

   7.避免空行和空列



  避免在数据清单中随便放置空行和空列,将有利于中文Excel 2000检测和选定数据清单,因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索,所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格,可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。




图6 进入数据记录单

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