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让Excel的格式自动变化

时间:2004/10/15 1:06:00来源:本站整理作者:蓝点我要评论(0)

  作为会计人员,经常要对一些金额进行控制。比如预算、开支等。但怎么让表格自动计算并提醒你,那些项目快要超出预算或己经超支呢?

  或是,你经常要交总结材料给老板,对于表格上的一些项目,需突出显示它们的区别,以便引起老板注意,你是否每次都是不辞劳苦的对些单元格格式进行反复设置?

  其实,利用Excel的条件格式,可让你一劳永逸。请看下面的一个例子(图一)。


  图一

  在图一中,笔者的目地是要对每天的开支进行控制。于是用SUMIF函数对在另一张工作表中的日常开支明细进行汇总。对于汇总后的结果,笔者利用条件格式,对每天不同的开支数量用不同的格式显示,如果日开支等于0,则将字符颜色设成跟底色一样,以免看到0;如开支小于50元,用缺省格式,如果在50-100之间,则用黄底红字,如超过100元以上,则用红底黑字显示,以示警告。(具体的设置情况如图二。)



  图二


这样,电脑根据不同的汇总结果,便显示不同的效果,笔者一眼看上去,便知哪天又严重超支了。(虽然如此,笔者仍是无法降低开支,该花的还是要花… *o*)。

  条件格式是支持拖拉填充的,所以,笔者只要设好B1单元格的公式及条件格式,然后往下一拖即成。简单快速。

  条件格式的设置方法为:

  1. 选中要设置条件格式的单元格;

  2. 选择菜单“格式”/“条件格式…”,系统弹出“条件格式”设置对话框。见下图三。在缺省情况下,对话框只显示一种情况,如大家要求对多种情况进行判断并作相应格式设置,可按“添加”按钮。最多可有三种逻辑判断(参见图二),因为还存在一种以上三种情况都不是的情形,所以,真正来说,它可以设置四种状态下的格式。如上面的例子中,开支在0-50元的情况便是系统需进行的第四种判断;




  图三

  3. 系统预设为对该单元格的值进行判断,根据实际情况可选择大于、介于、小于等,然后在其后面的输入框中输入条件。在条件输入框中可以直接内容也可以输入单元格名称参照,以让系统对该单元格的实际内容进行比较。另外,点击“单元格数值”可选择判断条件为公式。当选择条件为公式时,其后的逻辑判断框变成公式输入框。请注意:在输入公式时,请用“=”号开头。对于公式,系统按公式返回的值是否为“真”进行逻辑判断。

  4. 设好条件后,按“格式…”按钮,便进入格式设置画面。(参见图四)根据自己的喜好,选择相应的格式。然后按“确定”返回。这时可在对话框中间看到格式预览。




  图四


5. 依次设置其他条件格式,最后按“确定”返回编辑窗口,条件格式设置完毕。这时你在该单元格输入不同的内容,其格式便会随着你定义的条件而自动变化。

  6. 大家可利用格式刷将条件格式快速套用到其它地方。

  条件格式的删除

  如需要对己设置的条件格式进行删除,可用下面的方法进行删除:

  1. 选择要删除条件格式的单元格;

  2. 选择菜单“格式”/“条件格式…”,在系统弹出“条件格式”设置对话框中按“删除”按钮。

  或者

  1. 选择没有设置条件格式的单元格;

  2. 按下工具列的格式刷,对要删除条件格式的单元格进行格式复制。

  如要删除工作表中全部或部分相同条件格式,可先按“Ctrl+G”,之后在对话框中按“定位条件”,系统显示定位条件对话框(参见图五),在该框中,选择“条件格式”,之后,根据需要选择“全部”或“相同”,再按“确定”,回到编辑窗口,这时,所有设置了条件格式的单元格都被选中,再按上面所讲的第一种删除方法删除即可。




  图五

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