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彻底清除Word文档批注

时间:2004/10/15 1:05:00来源:本站整理作者:蓝点我要评论(0)

   Word的批注功能非常强大,特别是文档必须由多个用户协作完成时,或者文档必须经过编辑→审阅→再修改→审阅等多道工序时,充分运用Word的批注功能更是带来许多方便。另一方面,当文档的最终版本定稿之后,我们往往要清除所有的批注。清除批注较简单的办法是使用Word的查找/替换功能,步骤如下:

  ㈠ 点击“格式”工具栏上的“隐藏/显示”按钮,显示出隐藏的文字。或者,选择Word菜单“工具”→“选项”,进入“视图”选项卡,选中“格式标记”下面的“隐藏文字”或“全部”选项。


  ㈡ 按Ctrl+H键,显示出查找和替换对话框的“替换”选项卡。


  ㈢ 在“查找内容”一栏输入“^a”(不含引号),表示要查找批注引用标记。


  ㈣ 保持“替换为”输入框空白。


  ㈤ 点击“全部替换”按钮,如图一。




图一


  在Word 97/2000中,上述操作通常已经足以清除所有的批注了。但对于Word 2002,这种办法无效,因为Word 2002不再支持“^a”这个标记。不过不必担心,Word 2002还有更简单的办法,操作步骤如下:


   ▲ 确保“审阅”工具栏已经显示。如果没有,则选择菜单“视图”→“工具栏”→“审阅”。


   ▲ 点击“审阅”工具栏上“拒绝所选修订”旁边的向下的三角,Word显示出一系列选项。


   ▲ 选择“删除文档中的所有批注”,如图二。




图二


  遗憾的是,有的文档中批注很复杂,上面两种办法都不能彻底清除干净所有的批注。特别地,如果你启用了跟踪文档改动的功能,文档已被审阅多次,部分批注已由跟踪文档改动功能记录,部分批注却没有被跟踪文档改动功能记录,这时要靠上面两种办法来彻底清除所有批注就更加困难了。如果你也偶尔遇到这个问题,或者经常要彻底清除文档的所有批注,那就应该考虑用一个简单的Word宏来清除文档。


  下面给出了两个Word宏,两者功能完全一样,但代码略有不同,适用的Word版本也不同。


  第一个宏,适用于Word 97/2000/2002:


Sub RemoveComments1()


' 清除当前文档的所有批注


' ActiveDocument代表当前活动的(正在查看的)文档


' Comments是一个集合对象,其中包含文档的所有批注


For Each cmt In ActiveDocument.Comments


' 对于Comments集合里面的每一个对象(即每一个批注)


' 执行其Delete命令就可以把该对象代表的批注删除


cmt.Delete


Next


End Sub


  第二个宏仅适用于Word 2002:


Sub RemoveComments2()


' 执行DeleteAllComments命令清除文档的所有批注


ActiveDocument.DeleteAllComments


End Sub


  不管是哪一个版本的Word,定义宏的步骤都差不多。以Word 2000为例,定义宏的步骤是:


  1、按Alt+F11键打开Visual Basic编辑器。


  2、输入Word宏的内容,如图三。你可以根据自己的Word版本选用一个宏。


  3、点击Visual Basic编辑器工具栏上的“保存Norlmal”按钮(图标为软盘的按钮)。


  4、按Alt+F4关闭Visual Basic编辑器。




图三


  以后,你只要运行一下刚才创建的宏,就可以彻底清除Word文档的批注。如果你经常要运行这个宏,最好为它做一个工具栏按钮。以Word 2002为例,具体步骤如下:


  1、选择菜单“工具”→“自定义”,转到“命令”页,如图四。




图四


  2、在“类别”列表中选择“宏”,在“命令”列表中选择RemoveComments1(或者RemoveComments2)。


  3、将RemoveComments1拖到工具栏的适当位置,放开鼠标键,工具栏上出现以宏的名字命名的按钮。


  4、右击该按钮(不要关闭图四的“自定义”对话框),显示出按钮的定制菜单,如图五。为该按钮取一个适当的名字,例如“删除批注”,编辑好按钮名字后按Enter键确认改名。如有必要,可以为该按钮指定一个图标,然后将显示方式改为“图标与文字”。




图五


  以后,只要点击工具栏上的“删除批注”按钮,就可以立即彻底地清除当前文档中的所有批注,非常方便。


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